Kennt ihr das? Morgens 8:30 Uhr. Nach 3 Logins und Passworten ist innerhalb von 5 Minuten und einer Tasse Kaffee der Laptop gestartet. Beziehungsweise: Der Rechner sieht so aus; denn die Sanduhr kreiselt immer noch vor sich hin, weil nebenbei noch Programme nachgeladen werden. Nach weiteren 3 Minuten reagiert endlich die Maus auf Bewegungen mit der Hand ohne zu zappeln. Was ist der erste Klick? Richtig: Outlook respektive „das E-Mail-Programm“.
Nehmen wir mal an Outlook startet. Dann holt sich das Programm die aktuellen neuen Mails vom Server. Und das sind komischerweise über Nacht einige. Schlimm wird es dann, wenn man einen Tag (oder gar mehrere) ausserhalb des Büros/der Firma unterwegs war. Dann stapeln sich die neuen, fett gekennzeichneten Mails im Posteingang. Nun geht man an das ¨Erste Selektieren“ und überliest neben den Überschriften den Text. Man macht sich mittlerweile Notizen auf einen altertümlichen schraffierten Block bei Mails, welche man als „wichtig“ (Prio 1) empfindet. Warum? Man trifft Vorkehrungen, dass man wieder an die „wichtigen E-Mails“ erinnert wird, wenn man durch eine Störung – und die kommt sicher – abgelenkt wird.
Störungen? Was könnte das nun sein? Zum Beispiel ruft während des Lesens einer „wichtigen E-Mail“ jemand per Natel an. Am besten noch mit unbekannter Nummer. Nach Zusammenfassung der ersten Informationen, welche der Anrufer mitteilt, scheint es sich noch um etwas Wichtigeres zu handeln, als die Mail, welche man gerade vor sich hat. Also werden andere Windowsprogramme geöffnet, Exceldateien durchforstet, Auswertungen gefahren und Listen erstellt. Diese schicke man dann – natürlich – per Mail. Nur: Es klappt nicht. Das Postfach ist überfüllt.
1. E-Mail ist die Hölle
Lawrence Lessig hat es schon 2004 getan, Fred Wilson im April 2007: Sie erklärten ihren E-Mail-Bankrott (e-mail bankruptcy) und löschten den gesamten Posteingangskorb.
Ähnlich wie der finanzielle Bankrott bleibt die Pleite der Elektropost der einzige Ausweg, wenn die schiere Menge rückständiger Mail nicht mehr beherrschbar erscheint. Früher oder später kommt der Punkt, an dem allein die Mail alle verfügbare Aufmerksamkeit und Arbeitskraft beansprucht. Dann ist Schluss mit lustig.
2. Blick in den Postkorb
Donald E. Knuth (ja, der Knuth) ist seiner persönlichen E-Mail-Hölle am 1. Januar 1990 entkommen. Seitdem benutzt er keine E-Mail mehr. Dem 1992 emeritierten Gelehrten mag diese Abstinenz noch möglich gewesen sein. Heute sind die meisten Nutzer zur E-Mail gezwungen.
Büroarbeitsplätze sind in vielen Branchen flächendeckend mit Mail ausgestattet. Angestellte kommunizieren via Mail mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern. Weil sie es müssen. Eine Mailadresse ist wie eine Aufforderung an die ganze Welt, Mail zu schicken. Und die Welt zögert nicht, es zu tun. Selbst die interne Kommunikation läuft häufig per Mail. Oder läuft nicht, weil Mails einfach nicht gelesen werden.
3. Was geschieht mit meiner Mail
Die kleine Fischmarkt-Reihe aus der E-Mail-Hölle erzeugt erfreulich viel Resonanz. Offensichtlich trifft das Thema einen Nerv. Schön auch die Reihe der bestorganisierten Mailhelden, die in den Kommentaren zu bewundern ist. Noch mehr würde ich mich freuen, wenn sich auch einmal der eine oder andere Mailversager Leidensgenosse zu Wort meldete.
Es ist nicht so, dass ich nicht wüsste, wie Mail effizient und effektiv zu bearbeiten ist. Nein, ich kann es sogar einigermaßen. Im April war meine Inbox zero. Aber dann kam die Realität dazwischen.
Es gibt nämlich auch noch ein Leben außerhalb von Outlook, und traurigerweise wird dort das Geld verdient. Niemand wird dafür bezahlt, Mail zu bearbeiten. Die Ausnahme mögen Call Center sein, aber das ist ein anderes Thema.
4. Multiple Posteingangskörbe
E-Mail verliert an Bedeutung im Kommunikationsmix, weil ihr Nutzen im Verhältnis zum Aufwand immer geringer wird. In der kleinen Reihe aus der E-Mail-Hölle beschäftigen wir uns heute mit den Alternativen – und dem Problem multipler Posteingangskörbe.
E-Mail ist etwas für Eltern, die 12- bis 24-Jährigen nutzen stattdessen Instant Messaging. Zu diesem und anderen aufregenden Ergebnissen kommt eine Studie des University of Southern California’s Center for the Digital Future. Die jüngste Generation nutzt Mail nur noch für den unvermeidlichen Kontakt mit Älteren. Mail ist für sie ein Arbeitsmittel, das ihnen aufgezwungen wird wie früheren Generationen das Telefon, die Schreibmaschine, das Fax oder der PC.
5. Wege aus der E-Mail-Hölle
Nach vier Tagen der Trauer und Klage über den Niedergang des einst glanzvollen Mediums Mail ist es nun Zeit für den Blick nach vorn. Gibt es Auswege aus der E-Mail-Hölle?
An dieser Stelle möchte ich nicht mit einem weiteren Aufguss der GTD-Methode langweilen. Das Thema hebe ich mir für später auf, und außerdem folgt meine Mailbearbeitungsroutine, jedenfalls in der Theorie, dem Modell von Meister Allen.
Sämtliche Kapitel sind komplett nachzulesen bei „Fischmarkt.de„
Veröffentlicht von PeterPan 
